Tọa đàm và giao lưu kết nối “Thời đại mới của nghề trợ lý” được tổ chức nhân dịp kỷ niệm Administrative Professionals Week 2024 - Tuần lễ của người làm Hành chính 2024, nhằm vinh danh vai trò của những người đang nắm giữ công việc hành chính, trợ lý…

Ngày 20/4/2024, Tạp chí Kinh tế Việt Nam-VnEconomy kết hợp với Công ty TNHH Tư vấn và Đào tạo Tran&Tran Việt Nam (đơn vị sáng lập Tủ sách Englighten Books), đã tổ chức tọa đàm và giao lưu kết nối với chủ đề: "Thời đại mới của nghề trợ lý". Diễn ra trong hơn một giờ đồng hồ, toạ đàm đã mang đến những góc nhìn đa chiều về công việc trợ lý, hành chính trong thời đại mới, từ đó gợi mở cơ hội phát triển cho tất cả những ai đã, đang và sẽ trở thành trợ lý, thư ký hay nhân viên trong lĩnh vực hành chính.

Chương trình có sự tham gia của các diễn giả: PGS-TS. Đào Thị Thu Giang, Chủ tịch HĐQT Công ty thành viên tập đoàn Alphanam; bà Đàm Thị Thu Trang, CEO, Co-founder Công ty cung cấp dịch vụ nhân sự TalentsAll; ThS. Trần Thị Thu Hương, trợ lý điều hành của Giám đốc Tổ chức Quốc tế về Bảo tồn Thiên nhiên khu vực Châu Á - Thái Bình Dương (WWF Asia Pacific).

Tại tọa đàm, các diễn giả đều đồng tình rằng trong bối cảnh nền kinh tế biến động hậu Covid-19 và sự phát triển thần tốc của công nghệ, đặc biệt là trí tuệ nhân tạo (AI), nghề trợ lý đã có nhiều thay đổi. Từ việc hiểu rõ và nắm vững vai trò, trách nhiệm của mình trong tất cả công việc lớn nhỏ của tổ chức, doanh nghiệp, người trợ lý thời hiện đại cần có tư duy về sự phát triển, xây dựng tầm ảnh hưởng và không ngừng học hỏi, cập nhật các xu hướng mới trong ngành, đặc biệt về khía cạnh công nghệ, đổi mới để khi cần, có thể sẵn sàng tham gia vào mọi lĩnh vực của doanh nghiệp, từ hành chính, nhân sự tới các lĩnh vực chuyên môn. 

 

PGS-TS. Đào Thị Thu Giang, Chủ tịch HĐQT Công ty thành viên tập đoàn Alphanam,  cho rằng: “Trợ lý là nghề không thể bị trí thông minh nhân tạo AI thay thế”. Bởi lẽ, AI có thể giúp trợ lý giảm tải một số khâu, một số công việc, giúp họ tiết kiệm thời gian chứ không thể hoàn toàn thay thế nghề trợ lý. Bởi, người trợ lý điều hành giúp việc cho giám đốc cần có phẩm chất trí tuệ cảm xúc. Đây là yếu tố đặc biệt quan trọng.

PGS-TS. Đào Thị Thu Giang, Chủ tịch HĐQT Công ty thành viên tập đoàn Alphanam,  cho rằng: “Trợ lý là nghề không thể bị trí thông minh nhân tạo AI thay thế”. Bởi lẽ, AI có thể giúp trợ lý giảm tải một số khâu, một số công việc, giúp họ tiết kiệm thời gian chứ không thể hoàn toàn thay thế nghề trợ lý. Bởi, người trợ lý điều hành giúp việc cho giám đốc cần có phẩm chất trí tuệ cảm xúc. Đây là yếu tố đặc biệt quan trọng.

“Chẳng hạn, khi xây dựng định hướng, chiến lược, AI có thể tổng hợp dữ liệu, đề xuất phương án nhưng chọn phương án nào thì cần dựa trên tư duy, logic, kinh nghiệm, cảm giác của người trợ lý. Hay nói về sự cộng tác, một trong những tố chất của người trợ lý là kết nối, làm việc nhóm để nắm bắt, tổng hợp thông tin, cảm xúc trước khi đưa ra giải pháp thì AI không thể làm được,” bà Thu Giang nói. 

Đồng tình, bà Đàm Thị Thu Trang, CEO, Co-founder Công ty cung cấp dịch vụ nhân sự TalentsAll cũng nhận định: “Trợ lý giám đốc là vị trí không thể thiếu đối với một quản lý cấp cao. Thậm chí, có những giám đốc thiếu trợ lý gần như mất phương hướng, công việc trở nên lộn xộn”. Với kinh nghiệm hàng chục năm cung cấp dịch vụ nhân sự tại Việt Nam, Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc…, bà Trang cho rằng trong bối cảnh cạnh tranh việc làm gay gắt hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp vẫn có mức lương hậu hĩnh cho vị trí trợ lý cấp cao.

 

“Hiện nay rất nhiều ứng viên vị trí trợ lý cấp cao cho biết đã không ngừng nâng cấp bản thân, học về công nghệ, các ứng dụng, học kỹ năng phần mềm, các công cụ mới về dịch thuật, về pháp chế.

Hay ngoài tiếng Anh, họ còn học ngoại ngữ thứ ba như Hàn, Trung, Nhật… để phục vụ nhu cầu công việc”. 

“Hiện nay rất nhiều ứng viên vị trí trợ lý cấp cao cho biết đã không ngừng nâng cấp bản thân, học về công nghệ, các ứng dụng, học kỹ năng phần mềm, các công cụ mới về dịch thuật, về pháp chế. Hay ngoài tiếng Anh, họ còn học ngoại ngữ thứ ba như Hàn, Trung, Nhật… để phục vụ nhu cầu công việc”. 

Dù vậy, thực tế tại Việt Nam hiện nay, công việc trợ lý, hành chính vẫn chưa được coi là một ngành nghề mà hay được gọi chung là công việc hành chính, nhân sự. Các chức danh công việc vẫn còn bị dùng sai hay mô tả công việc chung chung, không có lộ trình phát triển sự nghiệp rõ ràng. Trong khi đó, trên thế giới hiện đã có bộ báo cáo chính thức và chỉ dẫn cụ thể và các thang năng lực của công việc hành chính, gọi là “Global Skill Matrix” (Ma trận kỹ năng toàn cầu). 

ThS. Trần Thị Thu Hương, trợ lý điều hành của Giám đốc Tổ chức WWF Asia Pacific, cho rằng nếu những người làm hành chính, thư ký và đặc biệt các trợ lý tại Việt Nam hiểu được đúng vai trò và lộ trình phát triển của mình họ sẽ làm việc hiệu quả hơn cũng như hỗ trợ sếp mình tối ưu hiệu suất công việc, đóng góp trực tiếp vào sự thành công của người lãnh đạo và doanh nghiệp. Ở chiều ngược lại, nếu các thành viên Ban điều hành cấp cao, các Giám đốc, bộ phận HR hiểu đúng về công việc này thì họ cũng sẽ tuyển dụng chính xác hơn, sử dụng tối ưu năng lực của nhân sự.

“Trong thời hiện đại mà chúng ta nói tới, công việc của người trợ lý không đơn thuần là tận dụng sự trợ giúp của công nghệ và sử dụng thành thạo công nghệ. Muốn bứt phá trong tương lai, người trợ lý thời hiện đại nên bắt đầu từ xây dựng tư duy làm việc mới để thích ứng với thời đại, với các bối cảnh kinh doanh khác nhau".

 

"Người trợ lý cần thay đổi tư duy, thay vì nghĩ mình làm theo những gì người quản lý giao, thì phải chủ động trở thành đối tác của họ. Phải phát triển các kỹ năng để đóng góp vào thành công của lãnh đạo doanh nghiệp, chủ động học hỏi, cập nhật trên nhiều phương thức khác nhau để bứt phá. Đó cũng là cách người trợ lý phát triển tiềm năng vô hạn của bản thân, và sẵn sàng dấn thân với các cơ hội".

"Người trợ lý cần thay đổi tư duy, thay vì nghĩ mình làm theo những gì người quản lý giao, thì phải chủ động trở thành đối tác của họ. Phải phát triển các kỹ năng để đóng góp vào thành công của lãnh đạo doanh nghiệp, chủ động học hỏi, cập nhật trên nhiều phương thức khác nhau để bứt phá. Đó cũng là cách người trợ lý phát triển tiềm năng vô hạn của bản thân, và sẵn sàng dấn thân với các cơ hội".

Cũng trong khuôn khổ Tọa đàm “Thời đại mới của nghề trợ lý” đã diễn ra lễ ra mắt Tủ sách Enlighten Books và cuốn sách “Trợ lý thời hiện đại”. Tủ sách Enlighten Books – tủ sách dành riêng cho người làm trợ lý - được đồng sáng lập bởi bà Trần Thị Thu Hương và bà Trần Thị Kiều Anh, với mong muốn được chia sẻ kiến thức, kỹ năng và bí quyết thành công trong công việc hành chính của mình và của thế giới tới gần hơn với cộng đồng trợ lý, hành chính văn phòng tại Việt Nam, từ đó cùng nâng cao chuyên môn nghề nghiệp và nâng tầm vai trò của ngành nghề này trong xã hội.

Xuất hiện đầu tiên trong Tủ sách Enlighten Books là cuốn sách “Trợ lý thời hiện đại” (“The Modern day Assistant”). Tác giả cuốn sách, bà Lucy Brazier là diễn giả, người truyền cảm hứng, nhà đào tạo quốc tế trong lĩnh vực hành chính và đồng thời là tổng biên tập tạp chí Hỗ trợ Điều hành - Executive Support Magazine. Cuốn sách tập trung vào những kỹ năng cần thiết của người trợ lý hiện đại, để thấu hiểu hoạt động của tổ chức và trở thành đối tác chiến lược cho người lãnh đạo. Cụ thể hơn là kỹ năng giao tiếp dựa trên việc thấu hiểu mô hình tính cách, kỹ năng xây dựng mạng lưới nội bộ và đối ngoại, kỹ năng quản lý thời gian, quản lý dự án, điều phối chính trị nơi công sở...

Dịch giả và hiệu đính cuốn sách là ThS. Trần Thị Thu Hương. Cô hiện là thành viên người Việt đầu tiên và duy nhất tại tổ chức World Administrators Alliance (Liên minh Hành chính viên thế giới) và hiện đang tham gia nhóm đặc trách phát triển phiên bản cập nhật mới nhất của Ma trận kỹ năng toàn cầu - bộ khung kỹ năng và lộ trình phát triển sự nghiệp dành cho chuyên viên hành chính toàn cầu.